¿Cómo hacer una nómina? ¡Te explicamos paso a paso!

10 mayo 2023
15 minutos
calcular una nómina de trabajo

Si estás pensando crear tu próximo emprendimiento, seguramente quieras asesorarte sobre cada trámite legal. Crear correctamente las nóminas de trabajo de tus empleados te ahorrará muchos dolores de cabeza y sanciones de la Administración. Si no sabes por dónde empezar, sigue leyendo, porque te contaremos cómo hacer una nómina de trabajo.

Aunque hoy en día existen diferentes herramientas tecnológicas que son capaces de elaborar una nómina de trabajo, es importante entender cómo se hacen. De esta forma, podrás prevenir errores y malentendidos con tus empleados.

¿Qué es una nómina?

Una nómina de trabajo es el documento legal que refleja la cantidad total devengado dinero que una empresa paga por cada empleado. De este modo, representa un comprobante de pago que legitima que una empresa ha cumplido con su obligación de pagar a los trabajadores. También se entiende como nómina a la plantilla de trabajo de una organización. Refleja la cantidad de empleados que posee y el dinero que reciben por su trabajo.

Características de una nómina ¿Qué contiene?

A nivel general, una nómina se caracteriza por contar con la siguiente información:

  • Datos de la empresa: una nómina incluye todos los datos básicos que ayuden a localizar fácilmente a una empresa. Por ejemplo, el nombre, dirección y número de identificación fiscal.
  • Información del empleado: para hacer una nómina se incluye información del empleado como nombre, documento de identidad, tipo de contrato y antigüedad en la organización.
  • Tipo de salario: indica si el trabajador recibe su paga de forma semanal, quincenal, mensual, etc.
  • Ingresos salariales: se detallan todos los ingresos que recibe el trabajador por sus actividades. También se incluyen las remuneraciones extras.
  • Deducciones: son todos los descuentos que se aplican en la nómina correspondientes a impuestos, seguridad social, anticipos, embargos, etc.
  • Base de cotización: se refiere al salario bruto que recibe un trabajador, donde se incluyen horas y pagos extras, vacaciones pagas, etc.
  • Salario neto: es el monto líquido que recibe efectivamente el trabajador.
  • Detalles finales: suele ubicarse al final del documento, donde se declara el sitio de emisión de la nómina, el acuerdo entre ambas partes y el sello correspondiente.

¿Por qué es importante tener una nómina para los empleados?

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Elaborar correctamente una nómina beneficia tanto a empresas como a trabajadores. Si una empresa gestiona apropiadamente sus nóminas, evita las confusiones con los empleados y mantiene a los trabajadores al tanto de su realidad. Esto se traduce en una mayor eficacia a nivel laboral. Como dice el dicho “cuentas claras conservan amistades” y también trabajadores, lo cual mejora el ambiente laboral y la armonía en el trabajo.

Asimismo, las nóminas también son muy útiles a nivel legal y administrativo. Básicamente, representan una garantía para que la empresa no afronte problemas legales. Toda la información queda por escrito y además es un documento firmado por las partes involucradas. De esta forma, se demuestra la recepción y la conformidad de lo establecido.

Por otra parte, para el trabajador es sumamente importante tener claridad en sus ingresos. Esto le permitirá hacer correctamente su contabilidad y preguntar cualquier inquietud. De este modo, conociendo exactamente cómo se compone su salario, podrá planificar mejor su presupuesto mensual.

¿Cómo es el proceso de crear una nómina?

A nivel general, el proceso de creación de una nómina se centra en recabar y establecer ciertos parámetros salariales, como el grupo de cotización. Se suele iniciar con el establecimiento de los salarios y prestaciones, así como las políticas y calendarios de pago. También es necesario establecer las incidencias que pueden afectar en el salario y las deducciones.

Después de recopilar esta información, tiene lugar el cálculo de la nómina, la creación de reportes y el proceso de pago. En esta etapa es donde debe corregirse cualquier error de inmediato. Una vez que se cierra el proceso de nómina, ésta es inamovible. Si todo está en orden, se deberá archivar el pago e incluir la transacción en la contabilidad que corresponda.

¿Cómo hacer una nómina paso a paso?

Si quieres conocer paso a paso cómo realizar una nómina correctamente, aquí te explicamos todo con detalles:

1.     Establece el encabezado

El encabezado se ubica en la primera parte del documento. Allí debes incluir cierta información básica, como, por ejemplo:

  • Domicilio social de la empresa.
  • Código de cuenta de cotización donde está incluido el trabajador.
  • Datos del trabajador con su nombre, tipo de contrato, categoría y tiempo que lleva trabajando en la compañía.
  • Período de liquidación, que indica el intervalo de días por los que se paga al trabajador en la nómina. Esto quiere decir que, si el trabajador ha estado activo durante todo el mes, el período de liquidación es de 30 días. En cambio, si ha empezado a trabajar un día 15, dicho período se reduce a 15 días.

2.     Calcula los devengos

nómina paso a paso

El concepto de devengos en una nómina tiene que ver con todos los pagos que un empleado ha obtenido durante el mes. Este monto puede ser devengos salariales o no salariales. Aquí te explicamos cada uno de ellos.

Devengos salariales

Los devengos salariales son los ingresos económicos que recibe un empleado. Es importante revisar cada convenio colectivo, ya que no existe una estructura genérica que aplique para todo tipo de nómina. Sin embargo, a nivel general, los devengos salariales tienen que ver con los siguientes conceptos:

  • Salario base: para calcularlo, la empresa debe tomar como referencia el sueldo establecido en las tablas salariales según el convenio aplicable.
  • Complementos salariales: tienen que ver con las cantidades adicionales que acompañan el salario base. Muchas veces se reflejan en la nómina como complementos por productividad, pero en otras ocasiones se incluyen por concepto de responsabilidad o idiomas.
  • Pagas extraordinarias y percepciones no salariales: existen 2 pagas extras que se otorgan normalmente a mediados y finales de año. Sin embargo, el convenio colectivo puede establecer más.
  • Salario en especie: tienen que ver con beneficios no monetarios que disfruta el empleado. Las ideas más comunes tienen que ver con el seguro médico, subvención del transporte público o una tarjeta de alimentación para usar en establecimientos de consumo.
  • Horas extras: se trata del tiempo adicional al horario laboral que un trabajador dedica a sus labores. Esto puede ser por alguna contingencia o período de elevada actividad. En todo caso, las horas extras se remuneran y se reflejan en la nómina.

Devengos no salariales

Los ingresos no salariales se incluyen en el área de devengos. Sin embargo, son conceptos que no se consideran estrictamente como salario, como, por ejemplo:

  • Bono de alimentación.
  • Gastos asociados al transporte.
  • Complementos por pagos en especie.
  • Indemnizaciones.
  • Prestaciones de la Seguridad Social.

3.     Identifica deducciones como la Seguridad Social

Cuando los devengos están claramente identificados, corresponde enumerar las deducciones. Se trata de aquellos importes asociados a las cotizaciones de la Seguridad Social y retenciones del IRPF. Las deducciones se deben restar al importe del salario bruto y por ley, se deben descontar los siguientes conceptos:

  • Seguridad Social: el trabajador solo sufre el descuento de cotización por contingencia común, desempleo y formación profesional.
  • IRPF: este impuesto grava el salario que una persona obtiene a lo largo de un año. La cantidad puede variar todos los años según la situación personal y profesional.
  • Anticipos: se trata de los cobros por adelantado del salario. Esto se debe descontar siempre del salario neto.
  • Salario en especie: los pagos mencionados anteriormente dentro de la categoría de salarios en especie se restan del salario bruto.

4.     Determina las bases de cotización

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Una vez que has determinado los devengos y las deducciones, es momento de establecer las bases de cotizaciones. Para calcularlas, necesitas estudiar el contrato de cada trabajador y analizar sus variaciones. Sin embargo, las más comunes son las siguientes:

  • Aportación al desempleo: se trata de ingresos al Fondo Estatal de Desempleo que varían según el contrato de trabajo. El porcentaje oscila entre 1,55% y 1,60%.
  • Contingencias comunes: el importe asociado tiene que ver con la ocurrencia de enfermedades comunes o maternidad.
  • Formación profesional: los aportes a este concepto ayudan a financiar los cursos de formación de los centros de empleo. Involucra un 0,1%
  • Horas extraordinarias:  cuando un empleado trabaja fuera de horario, se deduce un 4,7% del importe que devenga.
  • Horas extra debido a urgencia: es necesario aplicar un 2% sobre el importe correspondiente a las horas extra empleadas para cubrir una necesidad urgente.

5.     Calcula el IRPF

Como empresa, debes pagar a la agencia tributaria un impuesto sobre el salario del trabajador. Esta parte es muy importante porque debes realizar una retención exacta para evitar multas y reclamos. Para conocer esta retención, necesitas seguir estos pasos:

  • Ubicar y rellenar el modelo 145 de la Agencia Tributaria: allí aparecen tus datos personales y realidad familiar. Cuando rellenas los campos, Hacienda identifica el tipo de contribuyente y sus retenciones en cada caso.
  • Definir la base liquidable: esta base es el resultado de los ingresos que se obtienen durante el ejercicio fiscal. A este monto se le restan las aportaciones y contribuciones a los sistemas de previsión social o pensiones.
  • Verificar el tramo IRPF: tomando en cuenta la base liquidable, podrás verificar en la Agencia Tributaria el porcentaje de IRPF que debes pagar.

6.     Refleja el monto líquido a percibir

La parte final de la pie de nómina debe estar constituida por el apartado “Líquido a percibir”. Una vez que has hecho todos los cálculos y deducciones, tendrás el sueldo neto del empleado. Esta es la cantidad que el trabajador recibirá efectivamente en su cuenta.

Los 3 errores más comunes al crear una nómina en la empresa

Para evitarte dolores de cabeza al momento de crear tu nómina, aquí te dejamos los errores más comunes y cómo evitarlos.

  1. Equivocarse en los datos del empleado: algunas empresas utilizan plantillas de nóminas que encuentran por internet y no incluyen todos los campos relevantes. Para evitar este error no dejes para última hora la creación de la nómina. Actualiza los datos de tus empleados, conoce la normativa e intenta integrar una herramienta digital para esta tarea.
  2. Aplicar incorrectamente las retenciones: este tipo de errores en la nómina pueden causar problemas a futuro. Por ende, la mejor solución es tener conocimiento actualizado de la situación actual de cada empleado.
  3. Modificar una nómina que ya está pagada: detectar un error en la nómina y corregirlo cuando ya se ha pagado es un error muy común. La solución es reflejar esta corrección en la nómina del mes siguiente. Se debe añadir un epígrafe con la aclaratoria “incidencia del mes anterior”.

Herramientas en línea para crear nóminas precisas y eficientes

Las herramientas tecnológicas nos brindan muchas oportunidades para los recursos humanos ahorrar tiempo y esfuerzo. Cuando se trata de crear nóminas precisas y eficientes, las herramientas en línea son una excelente opción para todas las empresas. Existen diferentes softwares que pueden ayudar a las empresas a generar nóminas de manera efectiva y ahorrar tiempo en el proceso. Entre los softwares más utilizados para crear nóminas, tenemos:

  • A3innuva
  • Meta4
  • Moorepay
  • Paychex
  • Paycor Perform

Preguntas frecuentes sobre cómo calcular una nómina

Es normal que surjan dudas a la hora de calcular una nómina, ya que hay muchos conceptos que pueden resultar confusos si no se tienen claros. Por eso, a continuación, se recogen algunas preguntas frecuentes que suelen surgir sobre cómo hacer una nómina.

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¿Cómo se calcula la nómina de un trabajador?

La fórmula es:

Líquido a percibir: (Salario base + Complementos salariales + pagas extra) – (Retenciones de IRS + Descuentos a la Seguridad Social)

¿Cómo se calcula el salario base de una nómina?

El salario base es uno de los conceptos más importantes en una nómina, ya que se utiliza como punto de partida para calcular otras prestaciones salariales y deducciones. Como bien se menciona, el salario base suele estar estipulado en el contrato individual de trabajo o en el convenio colectivo correspondiente.

Es importante destacar que el salario base no es lo mismo que el salario bruto, que incluye otros conceptos como las pagas extra, las horas extras o las comisiones. Para calcular el salario base de una nómina, se debe tomar el salario bruto y restarle las cantidades correspondientes a estos otros conceptos.

En algunos casos, el salario base puede ser fijo y no variar en función de otros factores, mientras que en otros casos puede estar sujeto a variables como la antigüedad del empleado, su categoría profesional o el tipo de contrato que tenga. Por esta razón, es importante que los empleados conozcan de antemano cuál es su salario base y cuáles son las condiciones que lo rigen.

¿Cómo se calcula el salario neto?

Calcular el salario neto puede ser un proceso complicado, ya que implica tener en cuenta una serie de deducciones y retenciones que pueden variar según el país, la región y la empresa. En España, por ejemplo, las deducciones y retención de IRPF y las cotizaciones a la seguridad social.

El primer paso para calcular el salario neto es determinar el salario bruto, que es el salario total antes de cualquier deducción o retención. A continuación, se deben restar las deducciones y retenciones correspondientes para obtener el salario neto.

En el caso del IRPF, la retención se calcula en función del salario bruto anual y de la situación personal del empleado, como su estado civil, si tiene hijos o si tiene algún tipo de discapacidad. También es importante tener en cuenta que las cotizaciones a la seguridad social pueden variar según el tipo de contrato y la categoría profesional del empleado.

Además de las deducciones y retenciones, también es importante tener en cuenta cualquier otro tipo de ingreso o beneficio que pueda afectar al salario neto. Por ejemplo, los empleados pueden recibir pagos por horas extras, comisiones, dietas o incentivos, que también deben tenerse en cuenta en el cálculo del salario neto.

¿Qué pasa si un empleado no está de acuerdo con su nómina?

Si un empleado revisa su nómina y encuentra discrepancias o errores, es importante abordar la situación de inmediato.

En primer lugar, el empleado debe comunicarse con el empleador o el departamento de recursos humanos de la empresa para explicar el problema. Si la empresa reconoce que se ha producido un error en la nómina, se puede realizar una corrección y se puede volver a emitir la nómina.

Sin embargo, si no se llega a un acuerdo con el empleador, el empleado puede presentar una papeleta de conciliación para resolver la disputa. Esta papeleta de conciliación es un documento oficial que se presenta ante la autoridad laboral para intentar resolver la disputa de manera amistosa.

Es importante tener en cuenta que, en España, el empleado tiene un plazo máximo de un año para reclamar una nómina sobre la cual no esté de acuerdo, incluso si ha firmado la recepción del dinero. Si el empleado no presenta la reclamación en este plazo, se considera que ha renunciado a cualquier reclamación en relación con esa nómina.

¿Cómo hacer una nómina por internet?

El proceso de elaboración de la nómina puede ser complejo, y puede requerir una gran cantidad de tiempo y esfuerzo, especialmente si se realiza de manera manual. Afortunadamente, existen muchas herramientas disponibles en línea que pueden hacer que el proceso de elaboración de la nómina sea mucho más fácil y rápido.

Una de las claves para hacer una nómina por internet es tener acceso a un software de nómina. Muchas empresas ofrecen software de nómina en línea que permite a los empleadores ingresar y actualizar información de los trabajadores, tales como sueldo, bonificaciones, deducciones y prestaciones. Al utilizar esta herramienta, los empleadores pueden asegurarse de que la información de la nómina esté siempre actualizada y libre de errores.

Otra ventaja de utilizar un software de nómina en línea es la posibilidad de automatizar el proceso de pago de nómina. Los empleadores pueden configurar el software para que realice los pagos de manera automática, lo que reduce el riesgo de errores y ahorra tiempo y recursos.

Además, muchas de estas herramientas ofrecen características adicionales, tales como informes detallados de la nómina, herramientas de contabilidad, e incluso integración con otros sistemas de gestión empresarial. Todo esto ayuda a simplificar el proceso de nómina y hacerlo más eficiente.

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