¿Qué es un organigrama de una empresa? ¡Te explicamos todo!

7 febrero 2023

14 minutos

Si tu empresa es pequeña o grande, acabas de empezar o tienes años emprendiendo, necesitarás la figura de un organigrama. Tener conocimiento sobre las áreas de un negocio y los responsables de cada departamento mejora el ambiente laboral. Esto se traduce en realizar un mejor trabajo al final del día. Si no habías escuchado sobre la importancia de un organigrama o cómo elaborarlo, aquí te contamos todo. Descubre qué es un organigrama y su función.

Los organigramas permiten apreciar una vista general y práctica del esqueleto de una empresa. Sin embargo, son muchas las empresas que no están conscientes de su importancia. Esto hace que lo consideren innecesario o que tarden mucho tiempo en crearlo. Es por ello que aquí te contamos todo lo que debes saber cobre un organigrama y cómo crearlo de forma sencilla para tu empresa.

Tabla de contenidos

¿Qué es un organigrama?

El organigrama de una empresa representa gráficamente la estructura jerárquica y funcional de la misma. A nivel visual permite entender rápidamente cómo se constituye la empresa. Además, es capaz de detallar las áreas y funciones que existen en una compañía, así como el nombre de los responsables de los departamentos y la relaciones entre áreas. Normalmente, se destacan diferentes puestos y responsabilidades que conectan a los empleados entre sí.

Cuando los organigramas presentan nombre y fotografía de quien ocupa el cargo, se vuelven aún más útiles para los trabajadores. Esto facilita que un empleado pueda identificar a otro si necesita entablar una conversación profesional.

¿Cuál es la función de un organigrama en una empresa?

La figura del organigrama ha sido utilizada mayormente por el área de Recursos Humanos y los directivos de las empresas. Los líderes suelen tener a la mano este tipo de gráficos para analizar oportunidades. Deciden si es prudente intercambiar un puesto o justificar la incorporación o reducción del personal.

Además, un organigrama también es un mapa de ruta inicial para orientar a nuevos empleados. A través de esta representación, pueden conocer los nombres y títulos de los responsables de cada departamento o área. De esta forma, pueden ubicar fácilmente su lugar en la estructura empresarial. Esto les permitirá sentirse ubicados, saber a quién acudir y así no inventar excusas para no ir a trabajar.

Tipos de organigrama

Existen diferentes tipos de organigrama, pero es muy común desarrollarlos de manera que en la parte superior estén los líderes de la organización. Sin embargo, los organigramas pueden ser tan específicos como se necesite.

Organigrama funcional

El organigrama funcional es uno de los más utilizados debido a su versatilidad y visualización. Se trata de un esquema que permite tener una mejor visión y control de las tareas que se necesitan para cumplir objetivos de negocio. Este tipo de organigramas se emplea mayormente en grandes empresas. Sin embargo, las pequeñas y medianas suelen postergar su elaboración, incluso si se encuentra operando. Esto genera funcionamientos caóticos en la compañía.

Este tipo de organigrama se centra en representar de forma visual las funciones de diferentes departamentos o equipos en una empresa. Su objetivo es ordenar de manera vertical a los líderes de cada área, junto con sus funciones y responsabilidades dentro del grupo de trabajo. Se puede observar de forma visual y estratégica cómo opera el negocio a nivel de funciones.

Su principal distinción del resto de organigramas es que se enfoca en las capacidades de los colaboradores y las tareas que debe ejecutar cada departamento para hacer funcionar los engranajes de la empresa. Se aconseja cuando la organización es pequeña y sus especialistas están bien compenetrados. Asimismo, cuando los objetivos comunes están bien establecidos y definidos.

Características de un organigrama funcional

Entre las características de un organigrama funcional, se encuentran:

Indica las funciones de cada departamento, especificando las tareas de cada colaborador.
Prioriza flujos y relaciones establecidas entre unidades y funciones a desempeñar.
Establece autoridades y niveles de jerarquía, indicando quién es responsable de dar las órdenes.

Ventajas y desventajas de un organigrama funcional

Ventajas

Desventajas

* Se evitan malentendidos en las cadenas de mando y que los empleados sepan qué instrucciones deben seguir.
* En caso de algún inconveniente es más fácil identificar a la persona responsable.
* Facilita el análisis de la organización para los ejecutivos que deben decidir a corto, mediano y largo plazo.
* Es útil para expandir una empresa, porque permite evaluar fácilmente qué departamentos pueden asumir más responsabilidades y cuáles requieren más recursos.

* Puede existir problemas para delegar autoridad y delimitar responsabilidades.
* Competitividad entre especialistas.
* Tendencia a la tensión y conflictos en la organización.
* Se confunden los objetivos.

Organigrama horizontal

El organigrama horizontal es una excelente idea si la dinámica de trabajo de tu empresa es más autónoma y sin jerarquías tan marcadas. Es uno de los más populares en la actualidad y la mayoría de las empresas modernas se rigen bajo este orden. Una de las mayores ventajas es que favorece la adaptabilidad a los cambios y propicia la creación e innovación en proyectos.

Este tipo de organigrama refleja de manera gráfica los departamentos que trabajan con autonomía. De este modo, no suele haber niveles jerárquicos, sino que intenta reflejar cómo se comunican los departamentos con otras áreas, siguiendo los objetivos generales de la empresa. Los mandos están diluidos y los equipos se responsabilizan por las funciones que les corresponden.

Esta situación no implica una desorganización interna, sino que la empresa se estructura de manera diferente. Cada equipo se guía por sus propios objetivos y maneras de operar. Aun así, todos deben manejar la misma información relevante como por ejemplo cómo saber el convenio de mi empresa.

Características de un organigrama horizontal

Entre las características de un organigrama horizontal, podemos mencionar:

Estructura de izquierda a derecha: cuando se establece este tipo de orden, se indica que cada departamento o equipo se responsabiliza por su propia área. Además, cada uno goza del mismo peso en la operación de la empresa, fortaleciendo el equipo. La compañía puede enfocarse más en procesos.
Se cancelan las jerarquías: en los organigramas horizontales no existen las jerarquías determinadas por niveles de importancia o rangos de autoridad. Por esta razón, la cadena de mando se quita un poco de peso, aun cuando los equipos responden a un líder. Gracias al organigrama horizontal se evita la sensación de vigilancia constante para evaluar el desempeño de los trabajadores.
Los grupos de trabajo tienen autonomía: para este tipo de organigramas los equipos de trabajo son autónomos, recayendo una mayor responsabilidad en el trabajo de cada uno de sus integrantes.
Equilibrio en el ambiente laboral: el hecho de simplificar los mandos y no existir una figura de poder tajante, hace que los colaboradores sientan mayor libertad y motivación. Se mantiene un ambiente laboral positivo y equilibrado.
Fluidez comunicacional: a través de un organigrama de este tipo, la comunicación fluye de forma natural y se abren nuevos canales de retroalimentación. Este factor puede ser muy bien aprovechado por las empresas, a fin de mejorar la escucha de sus colaboradores y atender sus sugerencias.

Ventajas y desventajas de un organigrama horizontal

Ventajas

Desventajas

* Favorece la suma de las capacidades de las personas para cumplir con objetivos del área.
* Permite la toma de decisiones y generación de propuestas.
* Favorece la comunicación y coordinación de los colaboradores.
* Hace que los colaboradores tengan más responsabilidad y libertad.
* La autonomía de los departamentos aumenta la motivación y el compromiso de los empleados.
* Se minimiza el ausentismo laboral al propiciar la comunicación y creatividad.
* Esquema de trabajo flexible y adaptado a cambios de contexto.
*Se aumenta la participación de los colaboradores, agilizando procesos e impulsando programas de capacitación.

* Aunque no haya una jerarquía, es necesario delimitar responsables. De lo contrario, pueden haber malentendidos, lucha de egos o falta de liderazgo.
* Para incorporar nuevos colaboradores debes especificar un perfil más amplio. Tendrás que considerar en los aspirantes las habilidades específicas del puesto y la visión compartida de trabajar con base en objetivos.
* Puede ser complicado tomar decisiones porque todos tienen libertad de opinión y participació. Si no cuentas con mandos intermedios, puedes perder el manejo de los procesos.
* Al no existir rangos superiores, algunos empleados pueden percibir que no podrán crecer de forma profesional dentro de la compañía.

Organigrama mixto

El organigrama mixto está diseñado para empresas con estructuras complejas. Normalmente, se trata de compañías que presentan operaciones con distintos departamentos y secciones. De esta forma, se desarrollan equipos flexibles que requieren procesos ágiles. La dinámica de este tipo de compañías no suele encajar muchas veces con la estructura de un organigrama vertical y horizontal. Por esta razón, necesitan implementar un organigrama mixto.

Este tipo de organigramas facilita que las empresas tengan una cadena de mando con jerarquías. Sin embargo, también generan una comunicación entre iguales o destacan las funciones de áreas y personas. Un organigrama mixto generalmente combina dos o más formas para estructurar la dinámica de las áreas, procesos y equipos de la compañía. Generalmente, se combina el organigrama vertical con el horizontal, integrando a su vez elementos del circular.

Características de un organigrama mixto

Entre las características principales de este tipo de organigramas, podemos destacar:

Diversificación de liderazgo: este tipo de organigramas respeta las jerarquías, pero a su vez genera un equilibrio de autoridad. Existen más mandos y posiciones de liderazgo.
Flexibilidad: permite hacer cambios en la estructura de operación de las empresas dinámicas y complejas. De esta forma, los equipos pueden reorganizarse y es más sencillo realizar modificaciones en el trabajo ante cambios en el mercado.
Comunicación multidireccional: el organigrama mixto permite el flujo en todos los sentidos y abre canales laterales de comunicación. Esto facilita la creación de ambientes de trabajo colaborativos donde se oriente a saber qué hacer si tu jefe te menosprecia y otros problemas que impliquen comunicarse mejor.
Colaboración de equipos: su estructura permite que los equipos se mantengan en constante comunicación. Esto facilita el cumplimiento de los objetivos del negocio.
Enfoque en funciones: el componente horizontal que mantiene este organigrama le añade utilidad. Esto debido a que se enfoca en las funciones de las personas.

Ventajas y desventajas de un organigrama mixto

Ventajas	Desventajas
* Ideal para gestionar proyectos. * Propicia la colaboración entre equipos. * Potencia las habilidades de los trabajadores. * Optimiza la comunicación. * Existe un mayor control de la calidad.	* Ralentiza la toma de decisiones. * Si las estructuras no están definidas puede provocar confusión en cuanto a jerarquías. * Dificulta la visibilidad y medición de desempeño. * La estructuración de equipos puede generar sobrecarga laboral o tareas repetidas.

Organigrama circular

Se trata de un tipo de organigrama donde la estructura de la empresa se muestra en círculos concéntricos. En esta modalidad, el cliente siempre va en el centro y tiene como consigna evitar las estructuras jerárquicas y basarse en relaciones humanas. Las empresas que utilizan este organigrama funcionan a través de jerarquías informales que se establecen en función de la antigüedad y competencias.

El flujo de un organigrama circular no va de arriba hacia abajo. En cambio, se involucra un proceso de socialización de la información. Al tener una forma en espiral, permite que más individuos se involucren.

Características de un organigrama circular

Entre las características de un organigrama circular, destacan:

Construye un modelo organizativo donde cada persona se responsabiliza de su trabajo, responde a un líder directo y tiene autonomía en sus decisiones.
Intenta reducir al máximo las jerarquías existentes, apuntando a la horizontalidad.
Prefiere no mostrar puestos de trabajo sino los servicios orientados al cliente y no a los superiores.

Ventajas y desventajas de un organigrama circular

Ventajas

Desventajas

* Iguala las jerarquias.
* Reduce la idea de status y problemas de conflictos de valorización.
* Sitúa a más personas en un mismo nivel.
* Aumenta la motivación y fidelidad de los miembros del equipo, mejorando la experiencia del empleado.
* Abre un canal comunicativo para recibir sugerencias y soluciones en diferentes niveles.
* Optimiza la distribución de funciones y cargos en la empresa.
* Mejora la productividad e equipos, lo que aumenta la rentabilidad de la empresa.
* Incrementa el compromiso de los empleados.
* Impulsa la imagen de marca.

* No tiene una lectura intuitiva si no se está familiarizado con este formato.
* Puede forzar algunas jerarquías y dificultar la creación de niveles en puestos donde hay pocas personas.
* Si todos los elementos no están comprometidos, puede dar pie a errores que representen un gran obstáculo. Es difícil de aplicar en grandes empresas, donde se deben tomar decisiones rápidas y no se puede invertir mucho tiempo en deliberar.
* Aunque eleva el aprendizaje en toda la organización, se deben implementar esfuerzos comunicacionales muy grandes.

¿Cómo crear un organigrama?

A continuación, te contamos cómo hacer un organigrama para tu empresa. Recuerda que no importa el tamaño de la misma o su trayectoria para incorporar esta herramienta en tu entorno laboral.

1. Recopila la información necesaria para tu organigrama

Necesitas hacer una investigación sobre los nombres de todos los integrantes de tu empresa y sus cargos. Esta tarea te puede tomar más o menos tiempo dependiendo el tamaño de tu empresa. La mejor idea para esto es acercarte al área de Recursos Humanos o a la persona que se encarga de la contratación de personal. Los empleados que gestionan la organización de la estructura de tu negocio también cuentan con esta información.

Asegúrate de tener los nombres de los empleados bien escritos, así como su función, departamento y actividades a las que pertenecen. Aunque no vayas a escribir toda esta información en el organigrama, saberla te ayudará a comprender la estructura de tu compañía.

2. Escoge una herramienta para crearlo

Crear un organigrama empresarial es muy sencillo y puedes hacerlo desde herramientas simples como la función SmartArt de Microsoft Word, Power Point, Excel o Canva. No es necesario que utilices programas demasiado sofisticados, ya que lo importante es que la información se vea de forma clara y simple. El objetivo es que cualquier empleado o directivo pueda acudir al organigrama y entenderlo fácilmente.

3. Inserta el diseño de tu preferencia

No es necesario contratar a un diseñador para hacer un organigrama. La herramienta digital que selecciones es posible que te ofrezca la posibilidad de crear gráficos de forma fácil a través de una plantilla de organigrama. Busca aquellos que estén diseñados de manera jerárquica. De esta forma, será mucho más fácil rellenar los campos con la información de tu empresa.

4. Comienza a agregar a los responsables

Tu organigrama debe llevar la información general de las áreas que integran tu empresa. Si lo realizas de forma específica, entonces será todavía más útil. Los empleados actuales y de nuevo ingreso podrán identificar correctamente a los representantes de cada departamento por color o según cómo los hayas clasificado.

Necesitas tener todo el conocimiento posible en las áreas que integran tu empresa y sus respectivos responsables. Es así como el resto de empleados podrá canalizar dudas y entregar resultados.

5. Complementa con detalles

Puedes complementar la información de los campos de tu organigrama con alguna fotografía o imágenes. No importa que tu empresa esté ya consolidada o sea un proyecto reciente. Mantener un organigrama que te permita apreciar visualmente tus fortalezas, áreas de oportunidad y crecimiento es un recurso muy útil.

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Ahora que sabes qué es un organigrama, su importancia y cómo hacer uno ¿Cuál crees que es el mejor para tu empresa? ¡Coméntanos lo que opinas en gowork.com!