Como crear un proyecto de gestión de tiempo eficiente

Para gestionar las actividades de una empresa o incluso, los quehaceres del día a día, de algún modo todos debemos hacer proyectos de gestión de tiempo. Sin embargo, a la hora de hacerlo de forma profesional, para que realmente se cumplan todas las actividades planteadas, suponiendo que todo se cumpla al pie de la letra, lo mejor es crear un proyecto de gestión de tiempo que permita abordar la mayor cantidad de actividades posibles en el menor tiempo.

El problema es que realmente no podemos saber cuánto nos tomará una actividad, se trata de estimaciones basadas en experiencias pasadas y la duración estipulada de algún procedimiento. Basándonos en esto podemos seguir los pasos a continuación para crear un proyecto de gestión eficiente del tiempo.

También puedes leer:

Señales de que necesitas un break del trabajo Leer más…

¿Son legales las pruebas de alcoholemia en el trabajo? Leer más…

Establecimiento del cronograma

En esta parte del proceso debemos establecer las bases políticas, y todas las bases teóricas y prácticas para iniciar la planificación del proyecto. Es aquí cuando calculamos los tiempos basados en estimados establecidos para realizar los procedimientos. Que componen las actividades de cada día.

Esta etapa se puede cumplir en reuniones, bajo la supervisión de un experto en la materia o su propio juicio y deriva en un documento conocido como plan de proyecto para la gestión de tiempo.

Definición de actividades

En esta fase se identifica y se pone por escrito todos los requerimientos necesarios para completar los entregables del proyecto. En esta etapa se debe documentar de manera precisa todas las acciones que son necesarias para completar las actividades estipuladas.

Se debe tomar en cuenta el punto de vista de los integrantes de los equipos que llevarán a cabo las actividades e incluir sus observaciones en el documento. Para esto se debe tener un grado de habilidad en el arte de descomponer el trabajo, para dividir las acciones de forma mucho más eficiente.

Concatenación de las actividades

En este paso se deben relacionar entre sí todas las acciones que deben llevarse a cabo para completar el proyecto. Este paso es muy importante, pues permite conocer como algunas actividades pueden influir en el desarrollo de otras. La gestión del tiempo por parte de las empresas depende de que cada una de las actividades se realice en un tiempo determinado.

El resultado final dependerá de que esta parte del proyecto de gestión de tiempo se realice de manera correcta, para que ninguna parte se vea afectada por las demás.

Se confecciona un diagrama de red que permite visualizar cada una de las dependencias y correlaciones entre una actividad y otra.

Estimación de los recursos necesarios para cada actividad

En esta fase se intenta obtener una visión lo más clara posible del número de pedidos estimados y la cantidad de recursos que serán necesarios para que las actividades se lleven a cabo sin interrupciones por escases. Se calcula además el tiempo que tomará cada actividad con base en el manejo de los recursos.

Para esta parte del proyecto es posible utilizar softwares que sean capaces de gestionar los proyectos de forma adecuada. Gracias a la tecnología esta parte del proceso puede ser mucho más simple que antaño.

Se debe determinar, además, los requisitos de cada actividad y los recursos destinados a cada una de manera cuidadosa, elaborando una estructura de descomposición de recursos aplicable a cada una de las tareas que se llevarán a cabo durante el proyecto.

Estimación de la duración de cada actividad

Esta fase también se puede realizar con la ayuda de softwares o realizando cálculos como estimaciones paramétricas, analógicas o en tres puntos. Este proceso permite estimar con base en todo lo anterior el tiempo total de cada una de las actividades y, en consecuencia, la duración total del proyecto.

Desarrollo del cronograma

Luego de haber realizado todos los análisis, se debe llevar a cabo el proyecto, tomando en cuenta todos los parámetros, incluyendo la duración de cada actividad y sus restricciones. Finalmente se deben mostrar las fechas y los plazos estipulados para la realización de los proyectos.

Es necesario que se cumplan de forma precisa los tiempos de cada actividad y finalmente, para que esto se cumpla llega el último paso.

Control del cronograma

En esta fase final se debe vigilar el cumplimiento puntual de cada una de las actividades para llegar a término cada parte del proyecto de forma precisa. El personal encargado de vigilar el cumplimiento del cronograma es también el encargado de actualizar periódicamente el documento para conocer y registrar cada una de las etapas que se han cumplido hasta ahora.

¿Qué tal gestiona el tiempo la empresa en la que trabajas? ¿Le darías un 10/10 a tus jefes? Cuéntanos en Gowork.com como ha sido tu experiencia manejando el cronograma laboral de tu empresa.