¿Cuáles son las funciones de un administrativo contable?
La contabilidad representa un pilar fundamental para administrar una empresa. Tener una imagen nítida de la situación financiera de una compañía y llevar el control de las cuentas es fundamental para que todo negocio funcione. Por esta razón, la figura de un administrativo contable es una de las más demandadas en empresas de todos los tamaños. Si te interesa ejercerla, te contamos en detalle todo sobre las funciones de un administrativo contable.
Convertirse en administrativo contable es una oportunidad de oro. Siendo un trabajo tan demandado, tendrás muchas opciones para escoger. Hoy en día, las empresas buscan delegar tareas cada vez más, para poder especializarse en las asignaciones propias de la empresa. Como los tiempos han cambiado, si quieres dedicarte a esta actividad, deberás conocer las funciones de un administrativo contable.
¿Qué es un administrativo contable?
El asistente administrativo contable desempeña un cargo con tareas importantes dentro de la empresa. Se encarga de llevar el control, la gestión y dirección de la contabilidad administrativa dentro de una organización. Además, su trabajo va más allá de elaborar los asientos contables. Estos profesionales se enfocan en las operaciones empresariales y los procesos administrativos más importantes.
Con ello, un administrativo contable busca optimizar las actividades del negocio y aportar datos sobre su funcionamiento y situación financiera. Normalmente, se maneja esta posición en empresas u oficinas pymes, debido a que, por su operatividad, una persona puede realizar ambas funciones. Quien lo ejerce necesita poseer conocimientos en administración y contabilidad.
Funciones de un administrativo contable
Las funciones de un administrativo contable varían según el tamaño de la empresa para la que trabaje. Sin embargo, en términos generales, el trabajo cotidiano del administrativo contable se centra en la gestión contable y financiera de la empresa. También es común que las personas quieran saber cómo convertirse en un técnico contable.
Las tareas de un administrativo contable son fundamentales para controlar las operaciones financieras de una empresa. Además, logran que funcione adecuadamente y contribuyen a su crecimiento. Sin importar si trabaja en el sector público o privado, las funciones de un administrativo contable se centran en:
1. Operaciones comerciales
Los auxiliares administrativos contables se encargan de buscar presupuestos para la empresa. Se encargan de realizar el primer filtro de presupuestos, a fin de presentarle a la dirección las mejores propuestas. Finalmente, ellos decidirán la más conveniente.
2. Manejo del inventario
Un negocio debe buscar siempre la eficiencia. Para lograrlo, es necesario tener un buen control del registro, compra y salida del inventario. De esta forma, un administrativo contable se encarga de gestionar el inventario de la empresa. Para ello, lleva un control de los activos y pasivos. Esto luego le permite conocer el stock y la cantidad de bienes que dispone.
3. Facturación
Entre las funciones de un administrativo contable, también tenemos la elaboración de facturas de la empresa. Esta figura se encarga de registrar, organizar y asegurar que estos documentos cumplan con el marco legal vigente. Suele ser el grueso del trabajo diario de un administrativo contable. Esto significa que es una de las actividades que ocupan una buena parte de la jornada laboral.
4. Conciliación bancaria
Dentro de las funciones de un contable administrativo también se encuentra la supervisión de las cuentas bancarias. Esta figura verifica que no existan incongruencias entre los registros de ingresos y gastos. Además, vigila que los apuntes contables coincidan con los extractos bancarios y los ajustes del banco.
5. Elaboración de libros contables
Se trata de una de las funciones más importantes, donde la persona verifica todas y cada una de las cuentas de la empresa. Anteriormente, esta verificación se hacía de forma manual. Sin embargo, hoy en día existen programas que ofrecen paquetes completos de administración, nómina y contabilidad.
Estos paquetes resultan de gran ayuda, ya que la información ingresada se integra fácilmente a otros departamentos. De este modo, el administrativo contable solo debe encargarse de analizar correctamente las partidas de ingresos y egresos.
6. Elaboración de informes
Entre las funciones contables más importantes tenemos la realización de informes financieros. Los informes contables van dirigidos a la dirección de la empresa, con el objetivo de ayudarles a tomar mejores decisiones.
Estos documentos se trasladan a los responsables de los departamentos y recogen información sobre los bienes de la empresa. Dentro de estos informes se incluyen bienes muebles e inmuebles. Se deben realizar en plazos establecidos y siguiendo ciertos procedimientos que permitan visualizar la liquidez de la empresa.
7. Declaraciones fiscales
La presencia de un administrativo contable es fundamental en las organizaciones, ya que asegura que se cumplan las leyes fiscales. Que se respete la legalidad fiscal vigente evita que se produzcan retrasos o multas. Además, dentro de estas funciones de un administrativo contable se encuentra la realización de declaraciones fiscales y tributarias. Esto incluye rellenar y presentar los formularos que correspondan.
Además, también incluye el pago de los siguientes aranceles e impuestos:
- Declaración y pago del I.V.A.
- Declaración y pago de retenciones de I.V.A. a proveedores.
- Retenciones de I.S.L.R a proveedores.
- Pago del I.S.L.R estimado sobre las ventas mensuales.
- Pago del I.S.L.R. anual.
- Retribución en materia de alcaldías.
- Pago de patente.
También forma parte de las funciones de un administrativo contable el pago de las contribuciones parafiscales. Se trata de las contribuciones de carácter obligatorio que impone la ley en cabeza de los empleadores. Esto lo maneja el asistente administrativo si no cuenta con un departamento de recursos humanos.
8. Proyección de estados financieros
La proyección financiera permite a una empresa conocer su situación de liquidez. Esto se logra a través de la realización de un flujo de caja diario. Por ende, los administrativos contables se encargan de elaborar el flujo de caja y hacer una proyección semanal.
Un administrador contable necesita evaluar todos los datos financieros de la empresa. Esto le permitirá realizar predicciones futuras o anticipar problemas. El resultado es la implementación de mejores estrategias de negocio a mediano y largo plazo. En muchos casos, el administrador contable tiene un peso en la toma de decisiones de la empresa.
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