¿Cuáles son las funciones de un auxiliar administrativo?

¿Qué hace un auxiliar administrativo?

Si has pensado en ser un auxiliar administrativo entonces tenemos muy buenas noticias para ti. Es una profesión muy buscada porque cada empresa necesita a alguien que se ocupe de las tareas administrativas básicas, aunque los nombres de los puestos pueden diferir ligeramente. Por lo tanto, las tareas realizadas por auxiliar administrativo no siempre serán las mismas. En este artículo intentaremos presentar el alcance típico de las funciones de un auxiliar administrativo. Gracias a esto, comprobarás si las tareas realizadas en este puesto son algo a que quieres dedicarte.

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Funciones de un auxiliar administrativo

Tareas de un auxiliar administrativo – descripción

1. Gestión de documentación

Cómo auxiliar administrativo, tu tarea será la gestión de documentación. La documentación se puede almacenar de dos maneras: tradicional o electrónica. Por lo tanto, en este puesto, debe conocer los métodos de manejo de documentos electrónicos, porque por conveniencia, todo se hace cada vez más en forma digital.

2. Segregación y archivo de cartas

Esta tarea requiere precisión por parte del auxiliar administrativo. En primer lugar, debe poder clasificarlos y asegurarlos durante un período especificado por las regulaciones estatales.

3. Llevar un registro de cartas

Probablemente una de tus tareas será la gestión de la correspondencia entrante y saliente, especialmente esta es una tarea específica para auxiliares administrativos que trabajan en despachos de abogados. Una de las formas más simples y banales de mantener registros de correspondencia es EXCEL, por lo que debe conocerlo. En Udemy puedes encontrar muchos cursos de este programa.

4. Redacción de cartas oficiales

Tal vez esta tarea parezca sencilla, pero tú como candidato que se postula a este puesto, debes tener conocimientos de cómo editar cartas oficiales. No solo son importantes las fórmulas que utilizas, sino también el formato adecuado.

5. Organización de conferencias

Este aspecto probablemente depende de la empresa, pero si tienen un negocio que implica conferencias, viajes de negocios o reuniones oficiales, es muy posible que tú seas el responsable de su organización. Recuerda que esta reunión oficial afecta a la imagen de la empresa, por lo que todo debe estar perfectamente pulido.

6. Llevar un calendario de empresa

Independientemente del puesto, la mayoría de los empleados lleva un calendario, ya sea para ellos mismos o para un departamento. Una de tus funciones como asistente administrativo podría ser llevar un calendario para toda la empresa. Las competencias del auxiliar administrativo incluyen estar muy bien organizado y siempre al día con lo que sucede.

7. Recepción de invitados

Situ tarea será recibir y saludar a las personas que vienen a la empresa, debes familiarizarte con las reglas de recepción y savoir vivre.

8. Gestión de datos

Este aspecto puede sonar general, pero una gran cantidad de datos sobre la empresa, sus clientes y empleados fluirá a través de tus manos. En primer lugar, es necesario poder almacenarlos correctamente, como ya hemos comentado, y poder controlar el caos que pueda surgir, así como velar por su seguridad. Esta es una función muy responsable.

9. Gestión de correspondencia

Consiste en entregar la correspondencia al destinatario y deshacerse de los materiales publicitarios innecesarios, tanto los enviados tradicionalmente como el spam online.

10. Cuidar el rumbo de la información

Uno de los aspectos es el correcto manejo de la correspondencia, que ya hemos mencionado, pero el correcto rumbo de información en la empresa también significa que todos los empleados estén informados sobre los asuntos de actualidad de la empresa que le conciernen. Esto se puede hacer a través de correos, boletines o la creación de un grupo conjunto.

11. Apoyo en el proceso de selección

Se aplica principalmente a empresas que no cuentan con departamentos propios de RRHH amplios que necesitan ayuda en la etapa de selección de candidatos. Este apoyo puede consistir en llevar a cabo el propio proceso de contratación, incluida la colocación de anuncios en portales de Internet y la selección de CVs entrantes.

12. Pedido de material de oficina

Para administrar bien el aspecto de los equipos, es necesario conocer los recursos con los que cuenta la empresa, llevar un registro de las compras y poder realizar pedidos en línea.

13. Comunicación con otras empresas e instituciones estatales

Una de las tareas puede ser el contacto con los clientes o socios de la empresa. Las habilidades básicas de comunicación son muy importantes aquí, por lo que vale la pena considerar si te gusta y puedes hacer llamadas telefónicas. Algunas personas pierden la voz con solo pensar en hacer llamadas, pero en el caso de otras tareas, como organizar reuniones de negocios o conferencias, la capacidad de comunicarse de manera efectiva también es muy importante.

Probablemente hayas tratado con un auxiliar administrativo de alguna empresa en tu vida. Tenemos curiosidad por cómo funciona este puesto desde la perspectiva tanto del cliente como del empleado. Estamos esperando tus comentarios en gowork.com