Funciones de un administrativo

Actualizado el 14 julio 2023

6 minutos

Un administrativo es una figura clave en cualquier empresa. Es esa persona que se dedica a poner orden en los diferentes departamentos de una organización. Por ello, el personal que se dedica a estas tareas es imprescindible. Además, ahora, con el auge de la tecnología, las funciones que debe realizar el personal que se dedica a la administración son mucho más eficaces. Eso hace que las empresas quieran tener entre sus filas sí o sí al administrativo. Si te resulta interesante y quieres aprender más sobre este perfil, en este artículo te explicamos más sobre las funciones de un administrativo.

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Funciones de un administrativo

Muchas veces se tiende a confundir lo que hace un administrativo con lo que hace un contable. La realidad es que las tareas de una administrativa son diferentes a las funciones de un administrativo contable. El objetivo principal del último perfil es velar por la rentabilidad de la empresa. Por otro lado, las funciones de un administrativo que no se dedique a la contabilidad exclusivamente pueden abarcar otras áreas.

Los profesionales que se dedican a las tareas administrativas suelen tener estudios de ciclo superior, como mínimo. También formación relacionada con la Administración e incluso con las Finanzas. Tienen mucho contacto con los departamentos de Recursos Humanos. Así, ayudan a ejecutar algunas funciones y gestiones que allí se dan. Entre las labores de un administrativo también se encuentra la organización de varios aspectos de la empresa. Lo hacen a través de documentos importantes. Como ves, un administrativo puede trabajar en asuntos relevantes de la organización que impactan en la eficacia y la productividad interna de la empresa. En resumen:

Redactar, archivar y revisar documentos.
Recopilar información requerida.
Mantener procedimientos de oficina actualizados.
Realizar gestiones de compra y venta.
Gestionar comunicación empresarial.
Coordinar mensajería y tareas administrativas de logística en distribución.
Procesar calendario administrativo.

Funciones de un administrativo en una empresa

Las funciones de un administrativo son muy importantes para cualquier empresa, pues ahorran tiempo y costes. Además, con los programas y tecnologías punteras, estas tareas se vuelven más ágiles y eficaces. Conoce las funciones de un administrativo dentro de una empresa:

Realiza gestiones administrativas del personal. Muchas de estas tareas se llevan a cabo con el apoyo de un auxiliar administrativo. En este caso, lo que hace es asegurarse de que las gestiones del personal se llevan a cabo. También de que las instrucciones internas de la empresa se cumplen en cuanto a normativa de Recursos Humanos.
Procesa documentos. Para ello, a día de hoy el correo electrónico se vuelve muy importante. Además de ser una herramienta valiosa de comunicación con los clientes, ayuda a gestionar los recursos. El administrativo clasifica, archiva y recupera los papeles importantes y vuelca los resultados en hojas de cálculo.
Lleva las comunicaciones de la empresa. Gracias a la información de la que dispone, las funciones de una administrativa incluyen la coordinación de las actividades internas. Para eso, gestiona toda la comunicación y logística. De la misma forma que se encarga de la comunicación interna, también coordina la agenda externa con los clientes y proveedores.
Hace las gestiones con la Administración pública. Gracias a las habilidades que aprende en su formación, el administrativo tiene la capacidad de realizar gestiones en las administraciones públicas. Sigue procesos y conoce cada movimiento al detalle para que dicha gestión sea fácil para las empresas.

Tareas que debe ejecutar un administrativo

Otra función muy interesante que deben llevar a cabo los administrativos, es la gestión y la atención al cliente. De hecho, muchas empresas de administración están en búsqueda constante de un perfil que disponga de buenas habilidades en este campo. Además, dependiendo de la organización en la que se trabaje y el nivel de exigencia exigido, también la responsabilidad podrá ser mayor o menor. Cuando las tareas hacen que las responsabilidades de un administrativo sean altas, el nivel de conocimientos y experiencia que este deberá acreditar también será más alto.

Debido a este motivo, es posible que para hacer el trabajo de administrativo se pida algún título específico en diversas ocasiones. Para trabajar como auxiliar solo se requiere la Educación Secundaria Obligatoria. Sin embargo, para ejercer como administrativo, se deberá acreditar al menos el Bachillerato, informes o cursos de Formación Profesional u otros equivalentes. El hecho es que las tareas administrativas básicas requieren menos conocimientos. Pero aquellas para las que se deban manejar programas complicados, idiomas o tener más formación, requerirán de otras características.

Qué hace un administrativo

Un administrativo es aquella persona que se encarga de las tareas que muchos consideran más pesadas, más repetitivas, de la empresa. Sin embargo, es también la persona que con sus servicios proporciona productividad y control en las gestiones. Por ello, es importante que se cuenten con procedimientos específicos administrativos. De lo contrario, la empresa podría no ser eficaz.

Por eso, un administrativo debe ser una persona con capacidades para la organización y atención al detalle. Es imprescindible que sea responsable, pues gestiona un gran número de productos, informes y documentos sensibles en el sector en el que trabaja. También debe ser el tipo de persona que tiene buenas habilidades comunicativas, así como ser flexible. Disponer de capacidad para trabajar en equipo y proporcionar un trabajo de calidad es indispensable.

Qué hace un administrativo en una empresa

Los administrativos son profesionales de mucha importancia dentro de una empresa, pues se encargan de gestionar aspectos para que esta sea más productiva y efectiva. Por ello, si quieres dedicarte a esta profesión, deberás aprender bien el funcionamiento de programas técnicos. También desarrollar buenas habilidades blandas. Y, por supuesto, ganar experiencia y ser bueno trabajando en las funciones de un administrativo.

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