¿Qué es un briefing? ¡Todo lo que tienes que saber!

24 noviembre 2023

12 minutos

Seguramente, alguna vez has escuchado el termino briefing, especialmente para aquellos que se encuentran en el mundo empresarial y del marketing. Pero habrá otros, que se estarán preguntando qué es un briefing. Si no sabes, no desesperes; en este artículo te vamos a explicar de qué se trata.

El briefing o brief es un proceso de comunicación que se lleva a cabo al iniciar un proyecto, tarea o actividad. Este proceso implica la recopilación y transmisión de información clave entre las partes involucradas, como clientes, líderes de proyectos y equipos creativos. Su objetivo principal es asegurar que todos tengan una comprensión clara de los objetivos, requisitos, expectativas y restricciones del proyecto. Un buen briefing es la base para una colaboración efectiva y el éxito de la campaña o proyecto. En el siguiente artículo, exploraremos a detalle qué es un briefing.

Tabla de contenidos

¿Qué es un briefing? Definición y propósitos

En el mundo empresarial y del marketing, el briefing se erige como la brújula que desvela los secretos de un proyecto. No se limita a un conjunto de directrices, sino que actúa como la hoja de ruta que despeja la incertidumbre.

Pero ¿qué es un briefing? Es un documento que no solo comunica los objetivos, también proporciona contexto sobre el proyecto e identifica la audiencia o publico objetivo. Además, proporciona detalles técnicos, asigna responsabilidades a las personas involucradas según sus competencias profesionales y establece el tono o estilo del proyecto. También actúa como el mediador de las expectativas, alineando a equipos creativos, estrategas de marketing y clientes.

Pero su importancia va más allá: establece las restricciones y limitaciones del proyecto, desde presupuestos hasta plazos y restricciones legales. El briefing no es simplemente un informe; es una referencia durante la ejecución del proyecto, a la que los equipos pueden acudir para asegurarse de que siguen el curso acordado.

Importancia en la comunicación entre clientes y equipos de trabajo

Principalmente, el briefing establece las bases para una comprensión clara de los objetivos del proyecto. Al definir con precisión qué se espera lograr y cuáles son los resultados deseados, crea un terreno común donde ambas partes pueden converger. Además, actúa como el conciliador supremo de expectativas, alineando a los equipos creativos con las visiones del cliente

Un buen briefing permite entender mejor las necesidades y expectativas del cliente, alineándolas con el proceso creativo. Esta alineación no solo evita malentendidos, sino que garantizar que todos estén en la misma página desde el principio. También, asegura una guía estratégica en la elaboración del proyecto. Detalla aspectos cruciales como el público objetivo, el mensaje clave y los canales de marketing, transformando la visión del cliente en una estrategia práctica y alcanzable.

Además, este proceso facilita la comprensión del proyecto, lo cual, mejora la eficiencia y eficacia del trabajo del equipo. En el caso de obstáculos, permite su identificación y el diseño planificado de soluciones. Desde presupuestos hasta plazos y restricciones legales, el briefing permite a ambas partes abordar realidades prácticas desde el principio. Deducir su importancia, nos permite definir qué es un briefing.

Componentes de un Briefing

Cuando intentamos definir qué es un briefing, es importante señalar sus componentes. Algunos de los componentes claves que se deben tener en cuenta a la hora de hacer un briefing son:

Objetivos del Proyecto: Definición clara de los logros esperados y resultados deseados.
Contexto del Proyecto: Información sobre el entorno y antecedentes relevantes que influyen en la ejecución del proyecto.
Público Objetivo: Descripción detallada del público al que se dirige la campaña o proyecto.
Mensaje Clave: Identificación del mensaje central a comunicar.
Estrategia General: Detalles sobre la estrategia global, incluyendo enfoques creativos y tácticas específicas.
Canales de Marketing: Especificación de plataformas para difundir el mensaje.
Restricciones y Limitaciones: Información sobre restricciones presupuestarias, de tiempo o legales.
Competencia y Referencias: Análisis de la competencia y referencia a trabajos anteriores relevantes.
Tonos y Estilos de Comunicación: Indicaciones sobre el tono y estilo de comunicación deseados.
Medición de Éxito: Criterios claros y KPI específicos para medir el éxito.
Calendario y Plazos: Fechas de inicio y finalización, así como plazos intermedios para hitos importantes.
Presupuesto: Detalles sobre el presupuesto asignado, con desgloses si es necesario.
Equipo y Roles: Identificación de miembros del equipo y sus roles específicos.
Aprobaciones y Revisión: Proceso para aprobaciones y revisiones durante el desarrollo.

Importancia de la información detallada sobre el proyecto, el público objetivo y los objetivos de la campaña.

Proporcionar información detallada sobre el proyecto, público objetivo y los objetivos de la campaña es fundamental para un buen briefing. Estos elementos proporcionan una base sólida y esencial para el éxito del proyecto y la efectividad de la campaña. Te explicamos a detalle la importancia de cada uno de estos elementos:

Proyecto Detallado: Es esencial para el éxito, ofreciendo claridad y una visión compartida. La descripción minuciosa previene malentendidos y establece una comprensión común desde el principio. Además, actúa como guía para una ejecución efectiva, definiendo pasos, recursos y tácticas, contribuyendo a una implementación eficaz y eficiente.

Público Objetivo Definido: Un público objetivo bien definido es esencial para una comunicación efectiva. Conocer en detalle sus necesidades, intereses y características particulares permite adaptar el mensaje de manera específica y relevante, maximizando así la efectividad de las estrategias de marketing. La personalización basada en información detallada genera conexiones más fuertes y duraderas con la audiencia.

Objetivos de la campaña: Establecer objetivos claros permite brindar una dirección definida, manteniendo al equipo enfocado en metas específicas y evitando desviaciones innecesarias. Además, los objetivos proporcionan criterios medibles para evaluar el éxito, facilitando la evaluación al final del proyecto. Lo cual, permite ajustes en tiempo real para mejorar el rendimiento. También, la claridad en los objetivos fomenta la colaboración entre todas las partes involucradas, desde el equipo creativo hasta los clientes.

Proceso de creación y uso de un Briefing

El proceso de creación y uso del briefing es esencial para el éxito de cualquier proyecto o campaña. También, permite entender qué es un briefing. Esto se debe, a que permite establecer las bases que definen qué es un briefing o brief. Además, establecen una comunicación clara y una ejecución efectiva. A continuación, te explicamos cómo es el proceso creativo.

Creación del Briefing:

Reunión inicial con el cliente o las partes interesadas: inicio del proceso. En esta reunión se establece un diálogo abierto para comprender los objetivos del proyecto, las expectativas y cualquier requisito específico.

Investigación y Análisis: Realiza una investigación detallada, analizando datos relevantes del mercado, la competencia y cualquier tendencia que pueda afectar el proyecto.

Definición de Objetivos: Basándote en la información recopilada, define claramente los objetivos del proyecto. Estos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un límite de tiempo (objetivos SMART).

Perfil del Público Objetivo: Desarrolla un perfil detallado del público objetivo. Esto incluye datos demográficos, comportamientos, preferencias y cualquier otra información relevante.

Desarrollo de Estrategia: Utiliza la información recopilada para diseñar una estrategia integral. Esto implica decidir el mensaje clave, los canales de marketing a utilizar y otras tácticas específicas para lograr los objetivos.

Consideración de Restricciones y Limitaciones: Identifica cualquier restricción presupuestaria, de tiempo o legal que pueda afectar al proyecto. Esto es esencial para establecer expectativas realistas.

Definición de tonos y estilos: Establece el tono y el estilo de comunicación deseados. ¿Debe ser formal o informal? ¿Qué emociones o impresiones se buscan transmitir?

Elaboración del calendario y plazos: Se establece un calendario detallado que especifique fechas e hitos. Asegúrate de que el cronograma sea realista y alcanzable.

Presupuesto y Recursos: Especifica claramente el presupuesto asignado y los recursos necesarios. Esto incluye personal, herramientas, tecnología u otros elementos críticos para la ejecución.

Identificación del equipo y roles: Enumera los miembros del equipo y define sus roles y responsabilidades específicas.

Redacción del Briefing: Su redacción debe ser de manera clara y concisa. Asegúrate de que todos los componentes, desde los objetivos hasta los detalles tácticos, estén presentes.

Uso del Briefing:

Distribución y Revisión: Comparte el briefing con todas las partes involucradas para su revisión. Realiza reuniones para aclarar cualquier pregunta y obtener aprobaciones necesarias.
Referencia Continua: Durante la ejecución del proyecto, el briefing sirve como una guía. Los equipos pueden consultar el documento para asegurarse de que están siguiendo la dirección estratégica acordada.
Alineación y Comunicación: Facilita reuniones regulares para garantizar la alineación continua entre el cliente y el equipo. Cualquier ajuste necesario debe ser discutido y documentado en el briefing.
Medición de Éxito: Utiliza los criterios definidos en el briefing para evaluar el éxito del proyecto. Establece indicadores clave de rendimiento (KPI) y realiza mediciones periódicas.
Aprendizaje Posterior: Después de la finalización del proyecto, revisa el briefing para identificar lecciones aprendidas. Analiza qué funcionó bien y qué se podría mejorar en futuros proyectos.

Tipos de Briefing

Ya hemos definido qué es un briefing, ahora vamos a explorar sus tipos. Existen varios tipos de briefing, cada uno adaptado para cumplir con objetivos específicos. Aquí tienes algunos tipos comunes y sus aplicaciones:

Briefing de Marketing: Este tipo de briefing se emplea para proyectos de marketing en general. Aborda aspectos como la estrategia de marketing, posicionamiento de la marca, público objetivo, canales de distribución y tácticas a implementar.

Briefing de Producto: Centrado en el lanzamiento o promoción de un producto específico. El cual, proporciona información detallada sobre las características del producto, propuesta de valor, competencia, mercado objetivo y estrategias de marketing.

Briefing Creativo: Utilizado en proyectos donde la creatividad es crucial, como campañas publicitarias o diseño gráfico. Contiene información sobre la visión creativa, tono y estilo deseados, elementos visuales preferidos e inspiración relevante.

Briefing de Diseño: Enfocado en proyectos de diseño gráfico o desarrollo web. Incluye detalles sobre la identidad visual, preferencias de diseño, paleta de colores, tipografías y consideraciones estéticas.

Briefing de Eventos: Se usa para la planificación y ejecución de eventos. Abarca el propósito del evento, público objetivo, logística, presupuesto, actividades planificadas y estrategias de promoción.

Briefing de Redes Sociales: Enfocado en la gestión de redes sociales. Proporciona detalles sobre la plataforma, audiencia objetivo, tono de comunicación, temas relevantes, frecuencia de publicación y métricas de éxito.

Briefing de Publicidad: Centrado en proyectos publicitarios en línea o fuera de línea. Aborda objetivos publicitarios, presupuesto, medios seleccionados, mensaje central y métricas de rendimiento.

Briefing de Relaciones Públicas: Incluye detalles sobre mensajes clave, medios objetivo, tácticas de RRPP y gestión de crisis si es necesario.

Briefing de Investigación de Mercado: Enfocado en proyectos de investigación de mercado. En él, se incluye información a detalle sobre los objetivos de la investigación, metodología, público objetivo y cómo se utilizarán los resultados.

Ejemplos en los que se utiliza cada tipo de Briefing

Ahora que conoces qué es un briefing, te proporcionamos ejemplos de cuál briefing usar según la situación:

Ejemplo 1: Una nueva empresa de servicios financieros busca lanzar una campaña de marketing integral para atraer a jóvenes profesionales.

¿Cuál Briefing puede usar? Un Briefing de Marketing

El briefing de marketing ayuda a establecer una visión compartida entre el cliente y la agencia. Detalla los objetivos, el público objetivo y las estrategias de marketing, facilitando una ejecución efectiva y una comprensión mutua.

Ejemplo 2: La empresa de tecnología “Technology” está lanzando una versión mejorada de su dispositivo móvil.

El tipo de Briefing que mejor se adapta a esta situación es un Briefing de Producto. Este tipo de Briefing asegura que la agencia comprenda las características clave del nuevo dispositivo, el mercado objetivo y las estrategias promocionales.

Ejemplo 3: Una marca de moda de lujo busca desarrollar una identidad única que le permita destaca en el mercado textil.

En este caso, podrías usar un Briefing Creativo. El briefing creativo permite establecer el tono, estilo y visión artística deseada por la marca. Además, proporcionar una dirección clara, permitiendo que la agencia traduzca la visión de la marca en creatividad efectiva.

Ejemplo 4:En una empresa de alimentos se quiere rediseñar su empaque para destacarse en los estantes de los supermercados.

El Briefing ideal para ellos el Briefing de Diseño. Este tipo detalla las preferencias estéticas, la paleta de colores y otros elementos visuales clave. Esto mejora la comunicación entre el cliente y la agencia, garantizando un diseño que refleje la identidad de la marca.

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Los consejos de este artículo te ayudarán a prepararte mejor ante la posibilidad de preparar un briefing en tu empresa. ¡Describe en GoWork cómo es el briefing en la empresa en la que trabajas!